29.10.2026

Recruiting-Kosten kalkulieren: Kosten pro Einstellung berechnen

Um Ihre Recruiting-Kosten zu kalkulieren, addieren Sie alle internen und externen Ausgaben eines Zeitraums und teilen die Summe durch die Zahl der Einstellungen im selben Zeitraum. Das Ergebnis ist der Cost per Hire, also das, was Sie eine Einstellung im Durchschnitt kostet. Die Formel ist einfach. Schwierig wird es bei der Frage, welche Posten Sie mitzählen, wie Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden in Euro umrechnen und welche Kosten in keiner Rechnung auftauchen. In diesem Leitfaden gehen wir alle drei Punkte durch, mit einem Rechenbeispiel und einem Weg zum Jahresbudget. Er ist für Unternehmen in Düsseldorf und im Rhein-Ruhr-Gebiet geschrieben, die kaufmännische und gewerblich-technische Fachkräfte suchen.

Kurz gesagt

• Formel: Cost per Hire = (interne Kosten + externe Kosten) ÷ Anzahl der Einstellungen im selben Zeitraum.
• Interne Kosten sind vor allem Arbeitszeit: HR, Fachabteilung, Geschäftsführung. Sie machen oft den Posten aus, der am häufigsten fehlt.
• Budget: Kosten pro Einstellung × geplante Einstellungen ergibt Ihr Recruiting-Budget für das Jahr.
• Vakanzkosten stehen in keiner Rechnung. Trotzdem sind sie oft der größte Kostenblock einer offenen Stelle.
• Messen Sie einheitlich: Eine Kennzahl, die jedes Quartal gleich berechnet wird, ist mehr wert als eine einmalige, perfekte Zahl.

Inhaltsverzeichnis

• Cost per Hire und Recruiting-Kosten: der Unterschied
• Welche Kosten in die Kalkulation gehören
• Die Formel und ein Rechenbeispiel
• Vom Wert pro Einstellung zum Jahresbudget
• Kosten, die in keiner Rechnung stehen
• Was die Kosten pro Einstellung treibt
• Eigenes Recruiting, Vermittlung oder Zeitarbeit im Vergleich
• Unsere Sicht aus über 20 Jahren im Rhein-Ruhr-Gebiet
• Fachkräfte für Düsseldorf und Rhein-Ruhr finden
• Häufige Fragen
• Quellen

Cost per Hire und Recruiting-Kosten: der Unterschied

Die beiden Begriffe werden oft gleich verwendet. Sie messen aber Verschiedenes.

• Recruiting-Kosten gesamt sind das absolute Budget: alles, was Sie in einem Jahr für die Personalgewinnung ausgeben.
• Cost per Hire ist eine Effizienzkennzahl. Sie teilt diese Kosten auf jede erfolgreiche Einstellung auf.

Die Definition ist nicht einheitlich. Je nach Unternehmen umfasst der Cost per Hire nur externe Schaltungskosten oder zusätzlich interne Prozesskosten, etwa die Zeit von HR und Führungskräften für Screening, Interviews und Reisen. Legen Sie deshalb einmal fest, was Sie mitzählen, und bleiben Sie dabei. Nur dann können Sie Werte über mehrere Quartale oder zwischen Abteilungen vergleichen.

In der Praxis wird die Kennzahl seltener erhoben, als man denkt. Die Benchmark-Studie der DGFP zu Recruiting-Strukturen aus dem Jahr 2025 zeigt: Viele Unternehmen nennen den Cost per Hire als wünschenswerte Kennzahl, gemessen wird er aber vergleichsweise selten. Wer seine Kosten pro Einstellung kennt, hat in Budgetgesprächen also einen klaren Vorteil.

Welche Kosten in die Kalkulation gehören

Teilen Sie alle Posten in zwei Gruppen auf. Interne Kosten entstehen in Ihrem Unternehmen, externe Kosten zahlen Sie an Dritte.

Zwei Posten werden besonders oft vergessen. Erstens die Arbeitszeit der Fachabteilung: Ein Teamleiter in der Produktion, der drei Gespräche führt und einen Probetag begleitet, ist in dieser Zeit nicht in der Linie. Zweitens laufende Fixkosten wie Software-Lizenzen. Sie fallen an, ob Sie im Monat eine oder zehn Stellen besetzen. Verteilen Sie diese Kosten anteilig auf den Zeitraum, den Sie betrachten.

Die Formel und ein Rechenbeispiel

So gehen Sie vor:

1. Zeitraum festlegen. Ein Quartal oder ein Jahr. Bei wenigen Einstellungen eignet sich das Jahr besser.
2. Externe Kosten sammeln. Alle Rechnungen für Anzeigen, Software, Dienstleister und Events aus dem Zeitraum.
3. Interne Stunden erfassen. Wer hat wie viele Stunden investiert? Eine einfache Liste je Stelle genügt.
4. Stunden in Euro umrechnen. Mit einem internen Stundensatz je Rolle (siehe unten).
5. Summe durch Einstellungen teilen. Zählen Sie nur Personen, die im Zeitraum tatsächlich angefangen haben.

Beispiel mit angenommenen Werten: Ein mittelständisches Unternehmen in Düsseldorf besetzt in einem Quartal zwei Stellen: eine Sachbearbeitung im Einkauf und einen Elektroniker in der Instandhaltung. Die Zahlen sind zur Veranschaulichung gewählt und keine Marktpreise.

6.400 € ÷ 2 Einstellungen = 3.200 € Cost per Hire. Wichtig: Gut die Hälfte der Summe ist interne Arbeitszeit. Wer nur die Rechnungen zählt, käme auf 1.640 € pro Einstellung und würde die tatsächlichen Kosten deutlich unterschätzen.

Interne Zeit in Euro umrechnen

Für den Stundensatz nehmen Sie das Bruttojahresgehalt der Rolle, rechnen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung hinzu und teilen durch die tatsächlich geleisteten Jahresstunden, also ohne Urlaub und Feiertage. Ein Zuschlag für Arbeitsplatz und Gemeinkosten ist üblich. Ihre Lohnbuchhaltung kann Ihnen diese Werte meist schnell liefern. Entscheidend ist nicht der Cent, sondern dass Sie jedes Quartal mit denselben Sätzen rechnen.

Vom Wert pro Einstellung zum Jahresbudget

Sobald Sie Ihren Cost per Hire kennen, wird die Budgetplanung zur einfachen Rechnung: Kosten pro Einstellung × geplante Einstellungen = Recruiting-Budget. Planen Sie zum Beispiel acht Neueinstellungen und liegen bei 3.200 €, brauchen Sie rund 25.600 € für das Jahr.

Genauer wird die Planung, wenn Sie nach Stellenarten trennen. Eine Fachkraft in der Logistik, eine kaufmännische Assistenz und eine Führungskraft verursachen sehr unterschiedliche Kosten. Führungspositionen sind in der Regel deutlich teurer. Rechnen Sie deshalb mit zwei oder drei Gruppen:

• Gewerblich-technische Fachkräfte (Produktion, Logistik, Handwerk, Instandhaltung)
• Kaufmännische Mitarbeitende (Buchhaltung, Einkauf, Vertriebsinnendienst, Assistenz)
• Führung und Spezialisten

Planen Sie außerdem einen Puffer ein. Fluktuation, ein abgebrochenes Verfahren oder eine Kündigung in der Probezeit verändern Ihren Bedarf im Laufe des Jahres. Vergleichen Sie Plan und Ist regelmäßig. Laut DGFP-Studie werten jeweils 28 % der Unternehmen ihre Recruiting-Kennzahlen monatlich beziehungsweise quartalsweise aus. Ein Quartalsrhythmus ist für die meisten Mittelständler ein guter Start.

Kosten, die in keiner Rechnung stehen

Der Cost per Hire zeigt, was die Suche kostet. Er zeigt nicht, was es kostet, nicht zu suchen oder zu lange zu suchen. Dafür gibt es zwei weitere Größen:

• Vakanzkosten (Cost of Vacancy): Jeder Tag, an dem eine Stelle unbesetzt bleibt, kostet Geld. Aufträge werden verschoben, Kolleginnen und Kollegen machen Überstunden, eine Maschine läuft nur in zwei Schichten statt in drei.
• Fehlbesetzungskosten: Verlässt eine neue Person das Unternehmen in der Probezeit, sind Suche und Einarbeitung verloren. Dann beginnt alles von vorn.

Diese Kosten werden kaum gemessen. Laut DGFP nutzen nur 9 % der Unternehmen die Kennzahl Cost of Vacancy. Dabei hilft sie bei einer zentralen Entscheidung: Lohnt es sich, mehr Geld auszugeben, um eine Stelle schneller zu besetzen? Wenn eine unbesetzte Stelle Sie pro Woche mehr kostet als ein externer Dienstleister, ist die Antwort klar. Wie Sie Vakanz- und Fehlbesetzungskosten gegen Vermittlungshonorare abwägen, zeigen wir im Beitrag Personalvermittlung Kosten.

Was die Kosten pro Einstellung treibt

Belastbare, aktuelle Durchschnittswerte für Deutschland gibt es kaum, weil die Kosten zu stark vom einzelnen Unternehmen abhängen. Die wichtigsten Faktoren:

• Position: Je spezieller das Profil, desto kleiner der Bewerbermarkt und desto länger die Suche.
• Wettbewerb um Fachkräfte: In Düsseldorf, Duisburg, Essen oder Neuss suchen viele Industrie- und Logistikbetriebe gleichzeitig nach denselben Elektronikern, Lagerfachkräften und Buchhaltern.
• Bekanntheit als Arbeitgeber: Wer in der Region bekannt ist, bekommt mehr Bewerbungen auf dieselbe Anzeige.
• Prozess: Lange Rückmeldezeiten kosten Kandidaten. Jeder Absprung bedeutet neue Anzeigen und neue Gespräche.
• Kanalwahl: Nicht jeder Kanal erreicht jede Zielgruppe. Welche Wege bei Fachkräften wirken, beschreiben wir unter Candidate Sourcing.

Senken lassen sich die Kosten vor allem mit einem schlanken Bewerbungsprozess, einem gepflegten Talentpool, Mitarbeiterempfehlungen und gezielter Direktansprache. Bei der Direktansprache gibt es Luft nach oben: Laut DGFP setzen 39 % der Unternehmen dafür kein eigenes Personal ein. Weitere Hebel finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Fachkräfte gewinnen.

Eigenes Recruiting, Vermittlung oder Zeitarbeit im Vergleich

Wer seine Kosten kennt, kann Modelle fair miteinander vergleichen. Die drei üblichen Wege unterscheiden sich vor allem darin, wann und wofür Sie zahlen.

Vergleichen Sie dabei immer Ihren vollen Cost per Hire, inklusive interner Zeit, mit dem externen Angebot. Was eine Überlassung im Detail kostet, lesen Sie unter Zeitarbeit Kosten. Wie die Übernahme rechtlich funktioniert, erklärt unser Beitrag zu Try and Hire.

Unsere Sicht aus über 20 Jahren im Rhein-Ruhr-Gebiet

Wir begleiten seit über 20 Jahren Unternehmen in Düsseldorf und der Region bei der Besetzung von Stellen. Unsere Erfahrung: Die meisten Kalkulationen scheitern nicht an der Formel, sondern an fehlenden Stunden. Die Zeit, die Teamleiter in Produktion oder Lager mit Gesprächen verbringen, taucht selten auf. Sie ist aber oft der größte Posten.

Unser Rat: Rechnen Sie mit allen Kosten, auch den unbequemen. Schauen Sie dann ehrlich, welche Teile des Prozesses Sie selbst gut können und welche nicht. Viele Betriebe führen hervorragende Fachgespräche, haben aber keine Zeit für die Vorauswahl. Genau dort entlasten wir. Im persönlichen Gespräch klären wir, welches Modell zu Ihrer Stelle passt, und sagen Ihnen auch, wenn Sie es selbst günstiger lösen können.

— Alex

Fachkräfte für Düsseldorf und Rhein-Ruhr finden

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Alle Leistungen im Überblick finden Sie auf der Seite Unser Angebot. Wie eine Vermittlung bei uns abläuft, zeigt der Ablauf der Personalvermittlung. Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gern.

Häufige Fragen

Was kostet ein neuer Mitarbeiter?

Das hängt von Position, Branche und Ihrem Prozess ab. Verlässliche Durchschnittswerte für Deutschland gibt es kaum. Am aussagekräftigsten ist Ihr eigener Cost per Hire, berechnet aus internen und externen Kosten. Dazu kommen Einarbeitung und mögliche Vakanzkosten.

Gehört das Gehalt des neuen Mitarbeiters in den Cost per Hire?

Nein. Der Cost per Hire umfasst nur die Kosten der Personalgewinnung. Gehalt und Einarbeitung sind laufende Personalkosten. Sie sollten aber in Ihre Gesamtbetrachtung einfließen, wenn Sie Modelle vergleichen.

Wie oft sollte ich die Kosten pro Einstellung berechnen?

Für die meisten mittelständischen Unternehmen reicht eine Auswertung pro Quartal. Bei sehr wenigen Einstellungen ist ein Jahreswert stabiler. Wichtig ist, dass Sie jedes Mal dieselbe Methode verwenden.

Ist eine Personalvermittlung teurer als eigenes Recruiting?

Nicht automatisch. Das Honorar ist sichtbar, Ihre eigene Arbeitszeit und die Kosten einer unbesetzten Stelle sind es oft nicht. Vergleichen Sie deshalb Ihren vollständigen Cost per Hire mit dem Angebot. Die Vorteile von externem Recruiting haben wir separat zusammengefasst.

Quellen

• DGFP: Recruiting-Strukturen – ein Benchmark (2025)
• Human Resources Manager: Recruiting-Kennzahlen Teil 2, Cost per Hire

Empfehlungen

• Personalvermittlung Kosten: Was Vermittlung 2026 wirklich kostet
• Zeitarbeit Kosten: Was Unternehmen wirklich zahlen
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• Externes Recruiting: Vorteile für Unternehmen im Überblick